Spring menu over og gå til indholdVend tilbage til forsidenGå til vores guide for tilgængelighed
Næste indlæg: Forrige indlæg:

Referat fra åbent økonomimøde på Mission Afrikas Sekretariat den 25. juni 2015

Referatet er skrevet af Gunner Stidsen

Mødet blev afholdt som konsekvens af en ny paragraf i vedtægterne, nemlig:

($53, stk. 2): ”Når regnskabet offentliggøres sammen med årsberetningerne og indkaldelsen til det ordinære repræsentantskabsmøde, indbydes alle interesserede til et møde, hvor regnskabet præsenteres, og hvor der er god tid til at stille spørgsmål til regnskabets form, indhold og resultat”.

I mødet deltog 15 repræsentanter fra MA’s bagland, 2 bestyrelsesmedlemmer samt generalsekretær Peter Fischer-Nielsen  og administrationsleder Torben Hesselbjerg fra sekretariatet

Til mødet var udsendt følgende dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Godkendelse af dagsorden
  3. Indledning ved generalsekretær Peter Fischer-Nielsen
  4. Begrundelse for forslaget om et økonomimøde v. Niels Thure Krarup
  5. Fremlæggelse af årsregnskabet for 2014 v. økonomi- og administrationsleder Torben Hesselbjerg
  6. Spørgsmål til og drøftelse af årsregnskabet for 2014
  7. Forslag til økonomifremlæggelse på års- og repræsentantskabsmødet 12. september 2015
  8. Ønsker til næste års økonomimøde
  9. Evt.

Peter Fischer-Nielsen bød velkommen, og mødet blev indledt med en salme og bøn

 

  1. Peter Fischer-Nielsen (PFN) blev valgt til dirigent og Gunner Stidsen til referent
  2. Dagsordenen blev godkendt som forelagt
  3. PFN orienterede om ideen med mødet og sekretariatets overvejelser om indholdet af mødet. Det er et orienteringsmøde, altså træffes der ikke beslutninger. Det er en god ide med dette møde, hvor repræsentanterne kan trænge dybere ned i regnskabet, og sekretariatet kan få ideer til fremlæggelsen på repræsentantskabsmødet i september. Mødet har en særlig berettigelse i år, hvor regnskabet viser et stort underskud (ca. 1,7 mio kr.), og der som konsekvens er foretaget flere afskedigelser og opsigelser af samarbejdet med et par organisationer.
    Der er to væsentlige grunde til underskuddet, nemlig et alt for optimistisk indtægtsbudget og for svag budgetstyring og ledelse. Dette beklager sekretariat og bestyrelse meget, og der er nu lagt en tre-års plan for genopretning af økonomien.
    Kommentar: Nogle mødedeltagere gav udtryk for stor frustration over regnskabsfremlæggelsen på sidste repr.skabsmøde og så frem til en grundigere orientering på dette møde.
  4. Niels Thure Krarup gav som initiativtager til at få et sådant møde fastlagt i vedtægterne kort sin begrundelse for initiativet. Ønsket er, at fremlæggelsen af årsregnskabet på repr.mødet skal være præget af tre ting, nemlig at det er begribeligt, troværdigt og anvendeligt. Det skal dette møde så være en forberedelse til. Desuden ønskede han, at der blev givet en bedre orientering i årets løb, om hvordan budgettet blev fulgt.
  5. Årsregnskabet blev fremlagt af Torben Hesselbjerg (TH) ud fra omdelte oversigter, se bilag til referatet.Budgetafvigelse for indtægterne: (s 3 i bilag) gaver, incl. øremærkede gaver, var ca. 835 tus. under det budgetterede. Kommentar fra deltager: mon det skyldes, at flere givere har mistet tilliden til MA og sender gaver direkte til modtageren.

    Offentlige tilskud
    :momsrefusionen blev meget mindre end budgetteret, hvilket skyldes, at der var langt flere ansøgere til et mindre beløb.Spørgsmål: Hvad er børnefamilieydelse? Svar: det er tilskud fil udsendte børnefamilier. Spørgsmål: giver DANIDA tilskud til administrationen af tilskuddene til DANIDA-projekter.
    Svar: dette tilskud gives til Dansk Missionsråds udviklingsafdeling, som sørger for ansøgning og
    indrapportering for disse tilskud:

    Budgetafvigelse udgifterne: (s 5 i bilag)


    Diakoni
    : Den store overskridelse, over 1 mio kr, skyldes hensættelser af midler, som af forskellige grunde ikke kunne udsendes i regnskabsåret, men som er bevilget.

    Genbrug
    : overskridelsen på over 900 tus kr skyldes fejlbudgettering af bl. a. husleje og dankortterminaler. Spørgsmål: Hvordan kan sådan overskridelse kommunikeres videre ud i tide?

    Ledelse- og økonimiteam
    : overskridelsen skyldes især, at feriepengeforpligtelsen ikke var budgetteret rigtigt.
    Supporter- og partnerteam: de er nu slået sammen til et team, og her er nu ca 5 årsværk. De fleste afskedigelser i foråret skete på disse teams.Fordeling til partnerne: (s 10 i bilag)
    Spørgsmål: det store tilskud til EFLC, luthersk brødrekirke i Cameroun, hvad består det i? Svar: det er især til kapacitetsopbygning i kirkens administration.

    Indekstal 5 år: (s 12 i bilag)
    Spørgsmål: Er det store arbejde ude i butikkerne med at føre detaljerede regnskaber, som skal indsendes hver måned, nødvendigt. Svar: Det sparer arbejde på sekretariatet, og det giver langt bedre muligheder for at følge udviklingen i den enkelte butik, så der kan foretages ændringer, hvis udviklingen går i den forkerte retning.
    Spørgsmål: Hvorfor tager det så lang tid at få svar tilbage vedrørende indsendte regnskaber? Svar: noget skyldes, at materialet kommer sent ind, men vi har også holdt internt møde og indskærpet, hvad der er rimelige svarfrister på forskellige områder. Spørgsmål: Hvor lang tålmodighed er der med butikker, som giver underskud? Svar: først prøves forskellige tiltag for at forbedre indtjeningen, men hvis ikke det virker, lukkes butikken.

    Sammenligning 2014-2013-2012 (s 13 i bilag)
    Forskellene blev gennemgået, f.eks. steg offentlige tilskud meget i 2013 på grund af indførelsen af momsrefusion, men den er nu faldet meget og forsvinder sikkert snart.

  6. Spørgsmål i øvrigt:
    Der blev spurgt fra en butik, hvorfor der ikke blev fordelt øremærket tilskud til to projekter som ønsket. TH lovede at undersøge sagen. Penge til personaleudgifter: det udsendte beløb på 300 kr. pr medarbejder er vejledende som sammenligningsgrundlag mellem butikkerne.
    Forslag: giv tydeligt signal til, hvilken medarbejder der skal kontaktes om forskellige spørgsmål.
  7. Forslag til økonomifremlæggelsen ved repræsentantskabsmødet:
    Prøv at vise flere detaljer om øremærkede gaver, i øvrigt bør regnskabet fremlægges af en økonomi-kyndig. Vis gerne den aktuelle situation gennem et halvårsregnskab for første halvdel af indeværende år.
    Der ønskes et budget for det kommende år, selv om mange detaljer ikke er kendt på dette tidspunkt. Hovedlinjer i f.eks. et treårsbudget kunne også vises.
    De to tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer lovede, at de til næste bestyrelsesmøde ville sætte et punkt på dagsordenen om at udsende referat fra bestyrelsesmøde til alle interesserede, gerne med forklarende kommentarer.
  8. Næste års økonomimøde:
    Et fremsat ønske om et længere møde med tid til at drøfte alle aspekter af Mission Afrikas arbejde fik ikke entydig opbakning fra deltagerne. Mødet må gerne starte kl. 14. Så kan der jo, om det ønskes, laves et andet møde efter økonomimødet, hvor andre aspekter af arbejdet drøftes. Det overlades til sekretariatet, at tilrettelægge næste års møde.
  9. Eventuelt:
    Spørgsmål: Hvad er politikken med delte butikker, specielt nævntes en ny infostander, som kun omtaler MA’s arbejde. Svar Vi er midt i en proces, hvor vi aftaler med alle butikker egnsvis om navn, logo osv., specielt for delte butikker er dette vigtigt. Spørgsmål: Er der mange butikker, hvor MA ejer bygningen. Svar: kun nogle få, og det begrænses mest muligt for at holde faste udgifter nede. Spørgsmål: Er der lønnede medarbejdere i butikkerne? Svar: nej, der er dog enkelte i arbejdstræning og lignende offentlige tiltag. Spørgsmål Må vi skifte bank, hvis det ønskes af hensyn til at anvende døgnboks. Svar: ja.